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Realizar a detecção de fraude é uma prática fundamental em uma empresa, uma vez que ela é capaz de ajudar a evitar as principais ameaças que podem acontecer em um ambiente corporativo.
Os golpes que ocorrem com mais frequência estão relacionados à clonagem de cartões, roubo de identidade e lavagem de dinheiro — sem dúvidas, são ações que podem gerar grandes prejuízos para as empresas e que, muitas vezes, são irreversíveis.
Se você tem interesse pelo tema e deseja descobrir mais sobre a importância da prevenção de fraudes em uma empresa e quais práticas podem ajudar, continue a leitura!
O que significa prevenir fraudes e qual é a sua importância?
A prevenção de fraudes exige atenção nas empresas, tanto com relação aos consumidores quanto em ações dentro da própria companhia. Isso porque desvios pequenos ou grandes são capazes de provocar relevantes perdas financeiras e, consequentemente, ameaçam a sustentabilidade de qualquer organização.
Em geral, podemos considerar como ações fraudulentas os processos que envolvem os seguintes processos:
- superfaturamento de pedidos e notas fiscais;
- apropriação indébita dos recursos da companhia;
- desvios de dinheiro;
- mudança de informações e valores em notas fiscais;
- acordos paralelos que não atendem aos interesses do negócio.
Existem diferentes tipos de fraudes que costumam variar de acordo com a natureza do negócio e o nicho da empresa. Em ambientes tecnológicos e financeiros, por exemplo, a tendência é que as fraudes estejam relacionadas ao vazamento de dados, manipulação de informações e clonagem.
Ocorre que apenas saber quais são os processos irregulares mais comuns não é o bastante para evitar que eles ocorram. Para prevenir esse tipo de problema, o ideal é realizar a prevenção de fraude. Consiste em adotar uma série de medidas de segurança e implementar um programa eficiente, a fim de prevenir que tais atos sejam realizados.
Como adotar uma detecção de fraude mais eficiente?
Agora que você já sabe o que é a prevenção de fraudes, chegou o momento de explicarmos como é possível adotá-la de forma eficiente.
1. Identifique os fatores de risco
O primeiro passo para a detecção de fraude deve ser analisar o programa de risco antifraude da sua organização, a fim de identificar possíveis riscos. Nesse momento, alguns questionamentos importantes devem ser levados em consideração, como os seguintes:
- Todos os possíveis riscos relevantes de fraude foram percebidos?
- Os riscos de fraude foram priorizados?
- A empresa fez um mapeamento para priorizar riscos de fraude?
- Em qual etapa houve falha ao prevenir fraudes já ocorridas?
Depois de responder a tais questionamentos se torna mais fácil identificar e dar prioridade para os fatores de risco. Além de ser possível verificar se os controles de mitigação existem e estão sendo eficazes.
Observar os KPIs antifraude é capaz de aumentar a segurança e ajudar na identificação de riscos. É o caso da verificações de antecedentes (Background Checks), ferramenta que é capaz de evitar que os cibercriminosos tirem proveito de um negócio online.
Nesse sentido, os KPIs de fraude são fundamentais para saber se sua empresa está fazendo de tudo para evitar fraudes, uma vez que o monitoramento desses indicadores ajuda na identificação de operações fraudulentas e, ainda, a aumenta a satisfação de seus usuários.
2. Conheça bem os colaboradores, clientes e fornecedores
É comum que algumas das fraudes que ocorrem em empresas estejam fora do alcance de auditorias, mas elas podem ser percebidas por colaboradores, fornecedores e clientes. Por isso, é fundamental dar a devida importância para todos aqueles que estão diretamente envolvidos com a sua empresa.
No caso dos funcionários, por exemplo, antes de uma contratação é importante verificar pontos que vão além do currículo. Como as razões pelas quais ele saiu de seu último emprego, suas referências e até mesmo sua flexibilidade moral. Com o objetivo de observar a sua ética e, consequentemente, a propensão a se envolver em riscos.
Algo que muitas empresas adotam para analisar esse quesito é a aplicação de questionários e avaliações psicológicas. Esses com perguntas e desafios de diferentes níveis, para que seja possível detectar como cada pessoa reage às pressões éticas. Com a finalidade de corrigir eventuais problemas.
Além disso, a aplicação das regras de compliance para colaboradores e parceiros é imprescindível para evitar que sejam realizados negócios com companhias envolvidas em práticas imorais ou ilícitas.
Mais uma prática eficaz é a verificação de antecedentes. Nesse sentido, com a Truora é possível obter antecedentes em minutos por meio do Background Checks. É possível usar a validação de identidade, por exemplo, em recrutamentos e seleções ou para a prestação de serviços remotos.
O mesmo é válido para a identificação criminal que, por sua vez, faz consultas as bases de dados oficiais da polícia civil e tribunais de justiça estaduais e federais. Já a validação motorista é recomendada para a contratação de condutores em serviços de transporte.
A validação internacional costuma ser relevante para as empresas que desejam verificar antecedentes internacionais de pessoas e empresas, uma vez que são feitas consultas as listas restritivas de órgãos internacionais de prevenção ao financiamento de terrorismo, lavagem de dinheiro e narcotráfico.
Leia também: Compliance nas empresas: 7 erros mais comuns que você deve evitar
3. Ofereça capacitação
Os valores, a ética e as normas devem ser aplicadas em toda a sociedade, especialmente no que diz respeito às fraudes. Ainda assim, para que ninguém alegue que agiu de determinada maneira em razão do desconhecimento das regras, o ideal é todas as normas que regem o negócio sejam passadas aos envolvidos, especialmente aos seus funcionários.
A melhor maneira de fazer com que as regulamentações e normas sejam de conhecimento geral é por meio da capacitação dos funcionários. Sendo que cada novo colaborador deve receber o treinamento adequado.
4. Utilize sistemas integrados
Boa parte do trabalho de uma empresa pode ser otimizado ao utilizar programas e sistemas específicos. Além de tornarem toda a gestão e organização mais eficaz e produtiva, também reduz as chances de erros e fraudes.
Isso ocorre porque quanto menor a influência humana nos processos do negócio, maiores são as chances de prevenção e detecção de fraude. Visto que os programas contam com regras preestabelecidas que não podem ser facilmente alteradas.
No caso dos sistemas integrados (ERPs) de contabilidade, eles contam com fluxos e validações que não permitem que cadastros inconsistentes ou incompletos sejam enviados para a Receita Federal, por exemplo.
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