Assinatura digital de documentos: guia geral sobre o assunto

A sociedade está mudando continuamente e os processos de consumo e compra não são mais os mesmos. Essa transformação vivida pelos consumidores afeta as empresas na forma como realizam seus processos, produzem, distribuem e vendem seus produtos ou serviços. Nessa evolução da tecnologia, está inserida a assinatura digital de documentos.

Essa opção foi substituindo gradualmente a assinatura física, especialmente em razão da maior dependência do desenvolvimento digital diante da pandemia de Covid-19. Ela tem ajudado a evitar muitos tipos de fraudes e, ao nível dos negócios, se apresenta como uma solução que garante sustentabilidade, melhorias econômicas e operacionais e um melhor relacionamento entre a empresa e o consumidor.

Neste guia, falamos tudo o que você precisa saber sobre a assinatura digital de documentos. Continue lendo e tire suas dúvidas!

1. O que é assinatura digital de documentos?

Ao contrário do que muitas pessoas pensam, a assinatura digital não é uma assinatura digitalizada. Quando é solicitado um “documento com assinatura digital”, pedem que seja utilizada uma ferramenta de software especial. O fato é que se apenas enviarmos um documento com a nossa assinatura digitalizada, provavelmente ele será rejeitado.

A assinatura digital é um software usado para proteger documentos eletrônicos. O sistema adiciona um selo eletrônico ao documento, que informa quem o gerou, quando, além de impedir mudanças no conteúdo. Se alguém fizer alterações em um documento assinado, a assinatura digital será substituída e o software avisará que o documento foi modificado.

Ela é definida como um processo criptográfico pelo qual um usuário pode assinar documentos eletrônicos, comprovar a autoria deles e sua não modificação durante todo o processo. Em outras palavras, funciona de maneira semelhante a uma assinatura manuscrita — que uma pessoa faz com sua própria caligrafia —, mas em mídia digital.

Trata-se de uma alternativa ainda mais segura do que a assinatura manuscrita, pois fornece evidências de que o documento assinado não foi modificado e, caso tenha sido, é mais fácil rastrear quais foram essas alterações. O objetivo dela é garantir que o documento não sofreu intervenções no momento do envio do remetente ao destinatário.

Para isso, o software aplica criptografia assimétrica, que utiliza duas chaves chamadas públicas e privadas — diferentemente da simétrica, que usa apenas uma chave para criptografia. A administração reconhece apenas as autoridades de certificação como emissores de chave válidos.

2. Para que serve essa opção?

Uma assinatura digital pode ajudar você a saber caso alguém falsifique seus dados ou mesmo sua identidade. Dessa forma, os documentos da sua empresa ou os documentos dos seus clientes não podem ser acessados por qualquer pessoa que não seja autorizada. Isso impede que hackers e esquemas criminosos acessem quaisquer dados.

Em documentos assinados digitalmente é incluída uma prova, que verifica a assinatura de cada parte assinante. O certificado do assinante é vinculado ao documento, no processo de assinatura, por meio de um sistema de criptografia usando uma chave privada exclusiva para quem assina.

Na fase de validação, a chave pública recíproca é tirada da assinatura e utilizada para fazer a autenticação da identidade de quem assinou, por meio da autoridade de certificação equivalente, a fim de assegurar que não tenham ocorrido modificações no documento a partir do momento em que foi assinado. As logs de auditorias disponibilizam dados extras valiosos, como o endereço IP do signatário ou a geolocalização.

Ela ajuda a evitar o conhecido chargeback, que é um estorno de uma venda feito por meio de um cartão de débito ou crédito, devido ao fato de o titular não reconhecer a compra, por falta de acordo entre o cliente a empresa ou por algum erro no processamento da venda.

Abaixo, temos um exemplo simples de como o processo de assinatura digital pode funcionar para uma empresa de manufatura, que está se preparando para enviar um contrato a um fornecedor utilizando o software de assinatura eletrônica. Veja!

1. O usuário do sistema da empresa finaliza as alterações no documento e o envia ao contato do fornecedor para assinatura.
2. O contato do fornecedor recebe o documento e o assina.
3. O software gera uma chave privada, que corresponde à assinatura do contato do fornecedor.
4. O usuário comercial recebe o documento assinado de volta, junto com uma cópia da chave pública do contato do fornecedor. Eles poderão abrir o conteúdo do documento, caso não haja uma correspondência direta com a chave privada do contato do fornecedor.
5. Uma correspondência imprecisa entre uma chave pública e privada significa que o documento foi adulterado, tornando a assinatura no formulário atual inválida.
6. Se houver correspondência, o usuário empresarial poderá consultar o documento assinado e confirmar sua validade.

3. O que diz a legislação?

Você conhece a Lei nº 14.063/20? Ela amplia a quantidade de documentos públicos que podem ser validados de forma digital, por meio de assinatura eletrônica, sem que haja a perda do valor legal da assinatura realizada com papel e caneta.

Essa lei é oriunda da Medida Provisória nº 983/20 e foi aprovada com algumas alterações pelo Senado e pela Câmara dos Deputados, sendo validada com sete vetos do presidente Jair Bolsonaro. O objetivo dela é aumentar a comunicação digital com o cidadão, que poderá ter acesso a determinados serviços públicos sem a necessidade de sair de casa para assinar documentos ou efetivar transações.

Já a assinatura digital teve validade em transações contábeis, na autenticação de contratos, em notas fiscais e nos documentos oficiais em áreas médicas, em 2001. Após vários projetos, foi publicada a Medida Provisória nº 2.200-2, que institui o Padrão ICP-Brasil (infraestrutura de chaves públicas brasileira). A partir dele, se o documento passa por alguma alteração, a assinatura passa a não ter validade.

É necessário que a tecnologia utilizada assegure a guarda do documento e o registro de todo o histórico, bem como tenha total proteção contra fraudes e alterações. Assim sendo, se as duas partes estão em conformidade, a MP 2.200-2, artigo 10, assegura a autenticidade da assinatura eletrônica.

4. Quando pode ser usada?

As assinaturas digitais de documentos podem ser utilizadas por qualquer pessoa, em qualquer setor do mercado. Para fins pessoais, por exemplo, é possível realizar a assinatura de todos os documentos enviados de forma eletrônica para segurança. Já com relação às empresas, pode-se fazer o envio de contratos assinados eletronicamente para investidores e seus parceiros de negócios.

Elas podem ser utilizadas também com a finalidade de assinar aquisições e propostas e de realizar licitações, simplificando o funcionamento das organizações. De acordo com o Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI), existem algumas aplicações da assinatura digital:

• transações feitas com muita segurança com bancos;
• recebimento e envio de documentos para cartórios;
• assinatura de contratos e documentos digitais;
• serviços oferecidos na Secretaria da Receita Federal;
• processos administrativos e judiciais realizados em meio eletrônico;
• gestão de documentos jurídicos e de contratos totalmente online.

5. Qual a diferença entre assinatura digital e eletrônica?

A assinatura digital é constantemente confundida com a eletrônica, mas são conceitos bem diferentes. A assinatura eletrônica é uma expressão mais generalizada, que trata de todo processo feito de forma eletrônica que representa o acordo ou registro de um contrato. Já a assinatura digital é um método mais específico de assinatura eletrônica.

As principais soluções de assinatura eletrônica utilizam meios mais comuns de realizar a autenticação eletrônica, para averiguarem a identidade digital do assinante, como ID comercial, endereço de e-mail ou código PIN de telefone. Caso seja preciso uma segurança maior, a autenticação multifator é uma solução.

As soluções mais eficientes de assinatura eletrônica atuam como prova da assinatura por meio de um processo seguro, que é acompanhado por uma auditoria junto com o documento em sua fase final.

Por sua vez, as assinaturas digitais utilizam IDs digitais baseados em certificados tanto para autenticarem a identidade do assinante quanto para vincularem a assinatura ao documento usando criptografia. Sua validação acontece por meio de provedores de serviços (TSPs) ou autoridades de certificação (ACs) confiáveis.

As assinaturas eletrônicas servem como um reconhecimento de que o signatário aceita os termos de um contrato por meio eletrônico. Isso inclui digitar seu nome em um e-mail, inserir um PIN em um caixa eletrônico, assinar seu nome eletronicamente em um dispositivo com tela de toque ou marcar uma caixa de seleção, para se inscrever em uma nova assinatura de streaming.

As assinaturas digitais são criadas por plataformas, como o software de assinatura eletrônica, utilizando um algoritmo matemático gerado por um computador. Elas verificam a identidade da pessoa que assina o documento e validam a autenticidade de uma assinatura eletrônica.

6. Quais os benefícios da assinatura digital de documentos?

São vários os benefícios da assinatura digital de documentos para a sua empresa. A seguir, confira os principais.

6.1. Economia de custos

Um dos melhores benefícios de implementar a assinatura digital em sua empresa é que a economia de custos é significativa. Não é tão óbvio à primeira vista, mas se analisarmos o que se gasta no papel, constatamos que os custos reduzem de maneira considerável.

Com a assinatura digital, você não precisa alocar recursos para a compra de papel, e até mesmo os custos de impressão desses documentos são garantidos. Além disso, as cópias necessárias podem ser armazenadas em computadores, sem a necessidade de imprimi-las.

6.2. Redução do impacto ambiental

Essa vantagem da assinatura digital está relacionada à anterior. Ao gastar menos papel, você diminui o desperdício. A redução do uso desse item terá um impacto positivo no meio ambiente, questão que vem ganhando grande espaço, sobretudo no mundo dos negócios.

Para você ter uma ideia da relevância do tema, estudos mostram que os clientes são mais atraídos por empresas sustentáveis, que demonstram interesse nas oportunidades, consequências, obrigações e aspectos econômicos, riscos ambientais e sociais.

6.3. Maior eficácia nos processos

A assinatura digital simplificou e aumentou a eficiência de processos de negócios que costumavam ser complicados. Qualquer tipo de operação que requer uma assinatura agora será mais rápido e com menos etapas. Podem até ser realizados à distância, ampliando o escopo das relações comerciais e evitando os transtornos das viagens.

Isso garante que a empresa flua com eficiência e que esses processos sejam automatizados, economizando tempo, evitando desconformidades e simplificando tarefas — não apenas gerenciamento de documentos, mas também operações como distribuição e armazenamento destes.

O software de assinatura digital é particularmente útil quando, mais do que nunca, as empresas estão mudando para o trabalho remoto em uma tentativa de reduzir o contato físico em virtude da pandemia. Usando um criador de assinatura eletrônica de forma online, você pode criar rapidamente sua assinatura digital manuscrita.

6.4. Mais segurança

Outra grande vantagem da assinatura digital é que ela é mais segura e garante a integridade da empresa. Em primeiro lugar, os documentos em papel podem ser adulterados, ao passo que um documento em formato digital não dá margem para isso. Com os mesmos avanços tecnológicos, foram desenvolvidos diferentes sistemas de proteção muito eficazes e confiáveis.

Por exemplo, diferentes plataformas digitais permitem que apenas pessoas autorizadas tenham acesso a determinados documentos e que seja possível revisar quem assinou, qual documento e quais ainda estão pendentes ou incompletos. É importante ressaltar que isso também garante a confidencialidade desses documentos.

Em outras palavras, a assinatura digital evita problemas como roubo de identidade, enquanto permite a autenticação e identificação de todos os processos de negócios.

6.5. Otimização da experiência do cliente

Melhorar a experiência do cliente é um ingrediente vital para o sucesso de qualquer negócio. As vantagens que mencionamos aqui também se aplicam ao cliente, que pode poupar tempo, ter mais confiança na empresa e realizar os processos com maior segurança e conforto. Além disso, isso expande as opções e o fluxo da experiência do cliente.

Com o software de assinatura digital, você aprimora o atendimento e o relacionamento com o público. A maioria dos seus clientes, senão todos, possui um dispositivo móvel. Isso torna o processo mais fácil para eles se puderem assinar digitalmente e enviar para você. Eles ficarão mais satisfeitos com seu serviço e método de operação, apenas porque você tornou um procedimento importante mais fácil para eles.

6.6. Acompanhamento do status do seu documento em tempo real

Quer saber se o contrato que você enviou para um novo cliente foi aberto e revisado ou assinado e enviado de volta? A assinatura digital torna a resposta a essas perguntas muito mais fácil, do que a alternativa em papel.

Da criação e distribuição à edição, validação e armazenamento, todo o ciclo de vida do documento é digitalizado. Usando a assinatura digital baseada na nuvem, os proprietários de negócios podem rastrear o status de seus documentos em tempo real, incluindo:

• quando o documento foi aberto;
• quão perto o signatário está de concluir a validação do documento;
• e o momento em que a validação é concluída ou se uma parte opta por sair do processo.

Alguns provedores de serviços também incluem opções de envio de lembretes automáticos, a fim de garantir a conclusão oportuna de seus contratos.

6.7. Economia de tempo e custos de correio

Garantir que todas as partes assinem documentos em papel costuma envolver uma série de etapas mais demoradas e potencialmente caras. Primeiro, você deve preparar o documento, enviá-lo para cada destinatário e, em seguida, aguardar que eles recebam, analisem e assinem.

Um dos destinatários pode estar fora da cidade ou em casa com gripe, por exemplo, o que aumenta o tempo de espera. Finalmente, após a revisão, um destinatário pode solicitar algumas alterações, o que significa retrabalhar e reenviar o documento. Os atrasos resultantes podem ser caros e frustrantes.

Com a assinatura digital, os documentos são rapidamente entregues, revisados e autenticados online. O tempo de trânsito é mínimo, então os gestores podem direcionar suas energias na conquista de novos clientes, em vez de lidarem com mais papelada.

E, obviamente, a adoção de uma solução sem papel diminui imediatamente seu impacto ambiental — um benefício importante para empresas que buscam práticas de negócios mais sustentáveis — e seus custos com materiais de escritório.

6.8. Validade legal

A assinatura de documentos no meio digital oferece autenticidade e garante que uma assinatura seja sempre verificada. Assim como um documento tradicionalmente assinado em papel, isso terá validade em um tribunal. A possibilidade de rastrear as assinaturas digitais, com registro de data e hora e arquivá-las também simplifica a auditoria e o cumprimento dos regulamentos de conformidade.

Independentemente de mudanças de longo alcance na tecnologia, as assinaturas digitais ainda serão aplicáveis no futuro, dando aos documentos verificados uma validade duradoura.

7. Como fazer assinatura digital?

A primeira coisa a ter em mente é que, para ser verdadeira, a assinatura digital precisa vir acompanhada de um certificado e de uma chave pública que assegure a sua veracidade. Portanto, o primeiro passo seria entrar em contato com uma das autoridades competentes que emite os certificados digitais.

Depois disso, a autoridade deverá se dirigir aos seus escritórios para checar a veracidade dos documentos entregues e lhe entregar o certificado. Um dos certificados mais conhecidos é o Documento Nacional de Identificação Digital (DNI) eletrônico, que também pode ajudar você a assinar um documento digitalmente.

Após obter essa certificação, é hora de capturar a assinatura. Existem muitos programas no mercado que ajudam a digitalizar sua assinatura — é possível que até mesmo a autoridade que emite o certificado digital lhe forneça uma lista.

Para agregar segurança ao processo, vale ressaltar que esses programas criam e reproduzem a assinatura utilizando a técnica de criptografia assimétrica, permitindo a identificação de quem assina. Assim, é garantida a integridade do conteúdo e detectada qualquer modificação posterior.

Com isso, o processo de criação de uma assinatura digital está completo. Agora, dependendo se você trabalha em Word, Excel ou PDF, terá que adicionar a assinatura ao documento de uma forma ou de outra.

8. Como encontrar a solução certa?

Para desfrutar dos benefícios citados neste guia, é preciso considerar alguns fatores que ajudem você a escolher o melhor fornecedor de assinatura digital. Por exemplo, o custo e o nível de especialização.

Outro ponto fundamental é encontrar um provedor de assinatura digital que forneça assinaturas digitais por um período considerável de tempo. A escolha de um provedor que está no mercado há muito tempo é um sinal de que os clientes confiam nele.

Além disso, os anos de atuação dessa empresa que você está avaliando demonstram que ela apresenta as habilidades e os conhecimentos necessários à prestação do serviço. Depois, você precisa pedir orçamentos para não se precipitar com um contrato que não esteja de acordo com a sua realidade.

Nesse sentido, é aconselhável verificar o seu orçamento para saber quanto dinheiro você pode pagar em um provedor de assinatura digital. Você também pode comparar as taxas cobradas por diferentes provedores de assinaturas, a fim de contratar aquele que seja mais acessível.

Avaliações de clientes são outro aspecto que você deve levar em conta ao escolher um provedor de assinatura digital. É importante ver o que outros clientes que já trabalharam com a empresa em questão dizem. Caso observe um alto nível de insatisfação, com muitas reclamações, o melhor a fazer é buscar outra.

A Truora é uma empresa de tecnologia que dispõe das melhores soluções do mercado na prevenção de fraudes. Ajudamos bancos, marketplaces, startups, fintechs, empresas de recursos humanos e outros tipos de organizações a reduzirem riscos em suas relações com clientes, usuários, colaboradores e provedores de serviço.

Revolucionamos o mercado de tecnologia com validações de antecedentes confiáveis e rápidas, cujos objetivos são diminuir o risco de fraude eletrônica e conseguir tomar decisões mais ágeis.

Agora você sabe o que é e para que serve a assinatura digital de documentos, além de suas vantagens e como escolher a melhor parceira para ter mais segurança e qualidade nessa solução. Vale frisar a importância de utilizar um sistema de qualidade, que ajude a prevenir fraudes e a tornar sua gestão de documentos e contratos mais simples e eficiente.

Diante de tantos benefícios que a assinatura digital pode oferecer para as empresas, não é de se admirar que ela esteja rapidamente se tornando o novo negócio normal, não é mesmo? Sendo assim, entre já em contato conosco para descobrir como a Truora pode ser a sua parceira ideal.

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