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Cada vez mais empresas adotam a prática da assinatura digital de contratos, especialmente após a pandemia gerada pela Covid-19, uma vez que essa é uma excelente solução para assinar esse documento e, ainda assim, respeitar o distanciamento social.
Contudo, muitas pessoas que têm contato com o tema apresentam dúvidas sobre o que é a assinatura digital de contratos e como ela funciona. Pensando em esclarecer cada um desses questionamentos, preparamos este post.
Se você tem interesse pelo assunto e quer descobrir como a assinatura digital de contratos funciona, além de ter as suas possíveis dúvidas sobre o tema esclarecidas, continue a leitura deste conteúdo que vamos apresentar todos os detalhes. Confira!
O que é e como funciona a assinatura digital de contratos?
A assinatura digital de contratos é uma assinatura eletrônica que é produzida com o uso de chaves criptográficas por meio de um certificado digital. Para gerá-la há uma sequência lógica de algoritmos que associa, de maneira única, o indivíduo a cada documento por ele assinado.
Hoje em dia, o modelo de assinatura digital que costuma ser usado de maneira mais frequente é o assimétrico que conta com duas chaves coligadas, uma pública e outra sigilosa. Sendo que uma delas é responsável pela codificação das mensagens, enquanto a outra as decodifica.
Depois que a assinatura digital é afixada, qualquer tipo de tentativa de mudança no documento faz com que a autenticação seja “quebrada” — fator que garante a segurança dos dados do documento.
Há a necessidade de imprimir o contrato após a assinatura?
Ao contrário do que muitas pessoas pensam, a assinatura digital faz com que não seja mais preciso imprimir o contrato de trabalho em papel para assinar, uma vez que ele pode ser enviado e armazenado no ambiente online sem perder a sua validade jurídica.
Trata-se, inclusive, de uma maneira de economizar papel e evitar a contaminação causada pela tinta. Dessa forma, promover a adoção de medidas sustentáveis no ambiente de trabalho e a preocupação ambiental — o que é cada vez mais valorizado pelos consumidores.
Qual é a validade da assinatura digital?
A assinatura digital concede plena validade jurídica aos contratos digitais. Desde que todas as características que um contrato deve ter, de acordo com a lei, sejam respeitadas. São elas: objeto lícito, possível, determinado ou indeterminável, e agente capaz.
O marco legal da assinatura eletrônica é proveniente da Medida Provisória 2.200/2001-2, que instituiu a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil). Visando garantir a integridade, a autenticidade e a validade jurídica de documentos em forma eletrônica, sem não obstar o uso de outros meios de comprovação da autoria e integridade.
Em relação à maneira de dar validade à formalização do contrato eletrônico, isso é, assegurar que a assinatura do contrato seja válida, o tema foi discutido em um julgamento no Tribunal de Justiça (Recurso Especial n.º 1.495.920). Sendo assim, foi decidido que o contrato eletrônico que conta com assinatura digital válida, autenticidade e veracidade apresenta a mesma validade do acordo pessoal, feito em papel.
Os negócios jurídicos firmados eletronicamente geram eficácia plena, desde que seja possível a comprovação da autenticidade, integridade e veracidade do documento como um todo. A referida comprovação pode ser feita por meio de sistemas de verificação que são capazes de fazer a autenticidade e validação da autoria da assinatura eletrônica.
As plataformas de assinatura eletrônica, por exemplo, usam diferentes formas de autenticação para conceder validade aos documentos, como informações pessoais do usuário, registro do endereço de IP, entre outros.
Como gerenciar contratos com assinatura digital?
O gerenciamento dos contratos com assinatura digital pode ser feito de maneira mais simples do que os de papel. Isso porque a ausência de documentos físicos representa agilidade e simplificação dos processos.
Os contratos em papel, por exemplo, exigem espaços físicos como pastas e armários para que eles sejam armazenados e podem ser perdidos em um incêndio, por exemplo, bem como em outras situações, como em caso de subtração do item.
Já os contratos com assinatura digital também são mais seguros nesse quesito, pois como são armazenados em um computador, não exigem espaço físico. Se os arquivos forem guardados em nuvem, também é possível acessá-los de qualquer local, além de não haver a perda da documentação se a máquina estragar.
Além disso, as plataformas costumam ter um painel de controle em que é possível acompanhar todo o ciclo de vida de um documento, se todas as vias já foram assinadas, quem ainda precisa assinar, entre outros fatores. É recomendado usar esse tipo de recurso para acompanhar o passo a passo dos arquivos mais importantes.
O que garante a segurança da assinatura digital de contratos?
A assinatura eletrônica tem como objetivo justamente aumentar a segurança nas transações entre pessoas físicas e jurídicas, especialmente em razão da fragilidade da assinatura manuscrita.
Uma plataforma de assinatura eletrônica conta com diferentes recursos de criptografia, sendo que para o usuário acessá-la, ele precisa inserir um login e senha, aumentando a segurança da transação.
Além disso, a assinatura eletrônica apresenta diversos elementos que são usados de forma simultânea para confirmar a autoria, como a autenticação biométrica ou identificação por senha, a fim de aumentar exponencialmente o nível de segurança em cada operação.
Em quais documentos essa autenticação pode ser aplicada?
Mais uma dúvida comum sobre a assinatura digital de contratos é com relação a quais documentos podem ser autenticados dessa maneira. A realidade é que a lei do Brasil não tem qualquer restrição, sendo possível usar a assinatura eletrônica para chancelar a autoria de qualquer documento, como:
- contratos de compra e venda;
- receitas médicas;
- contratos trabalhistas;
- folha de pagamento;
- operações bancárias;
- prestação de serviços contábeis;
- relatórios de saúde;
- matrícula escolar;
- contratos de prestação de serviços (como celular e TV a cabo);
- contratos de fornecimento de insumos, entre outros.
Agora que você já conhece sobre a assinatura digital de contratos e teve as suas principais dúvidas sobre o tema esclarecidas, deve ter percebido que celebrar contratos dessa forma conta com diversos benefícios, como mais segurança, praticidade e até mesmo sustentabilidade. Por isso, o ideal é utilizar essa solução na sua empresa!
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