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Fato é: cada vez mais nós trabalhamos com mais informações e documentos eletrônicos cotidianamente. Afinal, eles facilitam as nossas rotinas e evitam processos em que precisamos, ainda, elaborar conteúdos físicos.
Por exemplo, a necessidade de imprimir um arquivo, levar para que as partes assinem e registrar firma em cartório pode demandar muito tempo e custos. E com cenários delicados, como a pandemia do novo coronavírus, muitas vezes, isso é impossibilitado de ocorrer.
Sendo assim, uma dúvida comum é: há a possibilidade de realizar assinatura digital com validade jurídica? Nós vamos trazer esses principais pontos sobre o tema e tirar suas dúvidas. Boa leitura!
Como a assinatura digital funciona?
Na assinatura digital, um sistema próprio para esse fim realiza o procedimento de registro no documento. Esse processo está, normalmente, ligado à identidade de uma pessoa física ou jurídica.
Assim, para ser considerada uma assinatura válida, ela deve ser emitida por meio de um certificado digital, criado por uma autoridade certificadora que seja vinculada à ICP-Brasil. Além disso, para ter validade jurídica, é necessário que o certificado cumpra 3 requisitos fundamentais:
- Autenticidade: é preciso que a assinatura digital esteja, de alguma forma, ligada ao certificado digital das partes envolvidas. Funciona como uma espécie de CPF;
- Integridade: a autenticação não pode ser conferida se houver qualquer tipo de alteração no documento. Caso isso aconteça, será preciso emitir uma nova versão e, consequentemente, realizar nova assinatura;
- Não repúdio: a partir do momento em que ele manifesta à vontade em utilizar o certificado digital, ele não pode mais deixar de reconhecer a assinatura.
Esses três elementos anteriores são mecanismos importantes utilizados para conferir validade jurídica e minimizar riscos de fraudes e problemas no uso da assinatura digital.
Como obter um certificado digital?
Como você viu acima, a assinatura digital só pode ser feita por meio da obtenção de um certificado. Mas como é possível adquiri-lo? O processo é simples e apontaremos o passo a passo a seguir:
- você deve buscar uma Autoridade Certificadora, que realizará o processo de emissão do seu certificado digital;
- escolha entre os modelos A1 (instalados diretamente no dispositivo e possui validade de um ano) ou A3 (emitido por meio de dispositivo físico, como token, pen drive, entre outros, e possui validade de um a três anos);
- envie os documentos solicitados pela autoridade certificadora;
- compareça à Autoridade de Registro, na data solicitada, para que seja possível reconhecer sua identidade e vinculá-la ao certificado digital;
- receba o seu dispositivo físico ou instale o seu certificado digital na máquina.
Esse processo é fundamental para atestar que é realmente você (ou a empresa) que está solicitando o processo, e não terceiros que não tenham direito a isso e possam estar realizando atividades fraudulentas em nome do negócio.
Além disso, o certificado digital utiliza a criptografia em seu sistema, ou seja, se alguém interceptar o envio do documento no processo de encaminhamento para assinatura, o cibercriminoso não conseguirá identificar o que está presente no arquivo — apenas o destinatário e o remetente possuem as chaves para abrir o documento.
Ela possui validade jurídica?
A resposta é: sim. No Brasil, a regularização da validade jurídica da assinatura digital começou em 2001, com a publicação da Medida Provisória 2.200-2. Ela foi fundamental para criar a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira, modelo que atualmente conhecemos como ICP Brasil.
Para garantir legitimidade jurídica a longo prazo, foi aprovada, também, a Lei 11.419/2006, na qual se passou a permitir que o Poder Judiciário aceitasse documentos eletrônicos, quando assinados digitalmente.
E não diz respeito apenas à legislação nacional: em outros países, como os Estados Unidos, temos o E-Sign Act e UETA. Na União Europeia, ela é regulamentada pelo eIDAS. Nesse caso, se o seu negócio possui contratos internacionais, é importante analisar se o país possui alguma legislação que regulariza a questão.
Outro ponto importante é que as assinaturas digitais que são feitas com certificados corporativos e assinaturas eletrônicas podem ter, sim, validade jurídica. Desde que isso tenha sido acordado previamente entre as partes e esteja devidamente registrado.
Esse registro é fundamental para atestar que todas as partes foram comunicadas sobre essa previsibilidade, para que não possam alegar desconhecimento e gerar uma invalidade no documento jurídico, bem como problemas de confiança.
Assim, sempre que possível, a melhor opção é a assinatura digital, que evita esse tipo de situação. Como as organizações estão cada vez mais optando por esse modelo, dificilmente será preciso as demais opções.
Há diferença na validade do documento físico e digital?
Formalmente, não. Hoje em dia, as normas determinam que tanto assinaturas digitais quanto físicas devem ter o mesmo tratamento. Dessa maneira, você não terá qualquer tipo de problema ao utilizar a assinatura digital no seu dia a dia na organização.
Quais os benefícios de optar pela assinatura digital?
Você deve estar se perguntando se vale a pena, de fato, optar pela assinatura digital para as ações da sua empresa. Nossa resposta é: sim. Afinal, ele pode trazer uma série de benefícios para o negócio, tais como:
- redução de custos com emissão e armazenamento de documentos nas organizações, já que os arquivos físicos podem ser substituídos por sistemas de Gerenciamento Eletrônico de Documentos;
- menor risco de fraudes envolvendo o nome da empresa, já que o certificado digital confirma a autenticidade das partes envolvidas com a assinatura do documento, o que evita que terceiros se passem por um dos envolvidos;
- redução de tempo e custos com processos de impressão, assinatura, transporte e registro em cartório, já que os processos podem ser todos feitos online e em curto espaço de tempo.
Com o novo cenário gerado pela pandemia do novo coronavírus, será mais comum que os negócios realizem as assinaturas de contrato com fornecedores e clientes, bem como registro de documentos externos e internos. Por isso, se você ainda não o implementa, é importante passar por esse processo o quanto antes.
Agora que você sabe tudo que precisava sobre assinatura digital e validade jurídica, é o momento de buscar uma empresa que realize sua emissão e auxilie na implementação do negócio.
Para isso, conte com a Truora. Entre em contato e saiba mais.
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