Como automatizar processos de compliance e antifraude na empresa?

Nas empresas, uma das maiores prioridades é aumentar a produtividade e eficiência. Por essa razão, é muito importante saber como automatizar processos. Quando se trata de compliance — obediência da organização a todas as leis e regulamentações legais sobre a forma como administra o negócio e de sistemas antifraudes — a automatização pode fazer toda a diferença.

O fato é que o não cumprimento da compliance e a não utilização de sistemas antifraude pode causar danos à empresa e aos clientes. Você certamente gostaria que seus funcionários trabalhassem de uma forma que protegesse os dados de serem roubados por um hacker, não é? Além disso, as soluções antifraude ajudam a proteger os processos de compliance e garantir sua segurança.

Mas você sabe como realizar a automatização desses processos em sua empresa? Conheça agora ótimas dicas que irão te ajudar!

Conheça profundamente todos os processos

Um problema que as pessoas enfrentam ao integrar software de automação em seus processos de negócios, é não ter feito pesquisas suficientes para fazer o layout adequado de como esse processo deve ser. O software de automação é ótimo, mas é preciso saber como funciona detalhadamente os procedimentos de compliance e antifraude, para assim, implementar a automatização.

Qualquer processo que você deseja automatizar precisa ser claro e completamente documentado. Você precisa de um bom conhecimento da maneira como o procedimento funciona para automatizar os sistemas de compliance e antifraude de forma adequada e eficiente.

Mapeie e integre os processos

Definir como mapear e integrar processos não é uma missão muito simples e muitos gestores enfrentam dificuldades nessa tarefa. Ao realizar um mapeamento de compliance e antifraudes, integrá-los pode auxiliar a companhia a obter efetividade nos processos e evitar multas e prejuízos, pois estará cumprindo todas as obrigações legais do negócio e evitando ser vítima de fraudes.

Após um planejamento inicial ser realizado, é preciso fazer um mapeamento, de modo bem abrangente, de todos os processos que apresentam potencial de aprimoramento ou que, inevitavelmente, devem ser automatizados. Para isto, é possível utilizar algumas estratégias, como:

analisar documentos compartilhados entre vários setores;

identificar a necessidade de realizar consultas recorrentes para achar arquivos;

identificar atividades que estejam duplicadas e que sejam dispensavelmente manuais;

identificar atividades que sinalizem o início de outras de modo automático, quando são finalizadas;

identificar circunstâncias em que um processo é paralisado, em virtude de um profissional não estar disponível.

Depois de levantar esses dados importantes, ficam mais fáceis de serem mapeados e integrados os processos de compliance e antifraude na empresa. O fato é que as responsabilidades, por exemplo, não existem sozinhas. Por isso, é tão importante usar uma solução integrada que conecte processos relacionados.

A integração desses processos com os de antifraude é o que agiliza os fluxos de trabalho, além de evitar erros e prejuízos para a empresa, permitindo que você conecte áreas, como:

controle de documento;

treinamento de funcionários;

gestão de auditoria;

ações corretivas.

Defina um cronograma de implementação

O ideal é sempre iniciar com algo mais simplificado. Para tal, é essencial montar um cronograma de implantação, separando em etapas. Os processos se integram a cada etapa que é implementada. Lembrando que é muito importante realizar testes, com o intuito de localizar e corrigir erros. Além disso, é muito importante destinar uma equipe multidisciplinar para coordenar todo o projeto de implementação.

Adote uma cultura de automatização

É importante ressaltar que não são somente empresas de grande porte que possuem cultura de automatização de processos. O fato é que ter uma filosofia de automatização é imprescindível, até mesmo para pequenas empresas. Essa é uma ação essencial, visto que alguns colaboradores resistem às tecnológias com receio de ficarem desempregados.

A grande verdade é que esse é um medo sem fundamento, visto que os profissionais que mais realizam investimentos em automatização acabam se destacando na empresa, graças ao fato de perceberam que a tecnologia ajuda a rotina da empresa. Dessa forma, é muito importante destacar as vantagens que os processos trazem não só para a organização, mas também para o desempenho de cada um, ao falar do assunto com a sua equipe.

Treine os colaboradores

O fato é que a automação de processos de compliance e antifraude também demandam treinamentos. Dessa forma, se torna possível assegurar que todas as funcionalidades apresentadas pelos sistemas sejam utilizadas da forma correta. E, com a exclusão de várias atividades que não são tão importantes, a organização pode aproveitar da criatividade e do potencial intelectual de seus colaboradores, aumentando o engajamento e a motivação dos mesmos.

Use as ferramentas certas

As atividades de compliance e também de antifraude podem ser bem repetitivas e necessitam de muitas fontes de dados. Não são apenas atividades de regulações e definições dentro da empresa, mas também são informações importantes para que o trabalho seja realizado com sucesso.

Por essa razão, é preciso utilizar a tecnologia a favor do setor de antifraude e compliance, visto que está ligada diretamente com a segurança dos dados envolvidos no negócio e outras informações mais complexas da empresa. Sendo assim, com algumas ferramentas oferecidas pela tecnologia, os colaboradores conseguem executar suas tarefas com êxito, evitando fraudes e assegurando tomadas de decisões mais assertivas.

Ao ser utilizada de várias formas, a tecnologia trabalha para automatizar os processos e garantir melhores resultados. Um exemplo é a validação de dados, que é uma ferramenta utilizada para procurar informações de forma rápida, a fim de que a equipe possa fazer a análise de relatórios e tomar decisões mais eficazes para a empresa.

Monitore de perto

É importante ter em mente que não é suficiente apenas implementar as ferramentas e processos tecnológicos e inovadores. É preciso analisar como a automação de processos antifraude e compliance estão se desenvolvendo na companhia, ou seja, quais são os impactos e obstáculos que geram.

Com isso, é importante estabelecer indicadores de desempenho adequados que consigam mensurar as ações, comparando os resultados do cenário da empresa depois da automação e anterior ao processo. O ideal é optar por métricas relevantes que consigam avaliar se a automação está oferecendo ao negócio os resultado desejados. Com isso, será possível controlar melhor os processos e garantir testes mais assertivos.

Com essas dicas sobre como automatizar processos de compliance e antifraude, a sua companhia consegue realizá-los com eficácia e tranquilidade. Isso evita riscos e ameaças que possam prejudicar o negócio. Lembrando que é muito importante contar com a ajuda de uma empresa de tecnologia para ajudar na automatização de processos compliance e antifraudes.

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Deseja complementar sua leitura sobre o assunto e ajudar a sua empresa? Então, leia também "Compliance nas empresas: 7 erros mais comuns que você deve evitar"!

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