Nas empresas, uma das maiores prioridades é aumentar a produtividade e eficiência. Por essa razão, é muito importante saber como automatizar processos. Quando se trata de compliance — obediência da organização a todas as leis e regulamentações legais sobre a forma como administra o negócio e de sistemas antifraudes — a automatização pode fazer toda a diferença.
O fato é que o não cumprimento da compliance e a não utilização de sistemas antifraude pode causar danos à empresa e aos clientes. Você certamente gostaria que seus funcionários trabalhassem de uma forma que protegesse os dados de serem roubados por um hacker, não é? Além disso, as soluções antifraude ajudam a proteger os processos de compliance e garantir sua segurança.
Mas você sabe como realizar a automatização desses processos em sua empresa? Conheça agora ótimas dicas que irão te ajudar!
Um problema que as pessoas enfrentam ao integrar software de automação em seus processos de negócios, é não ter feito pesquisas suficientes para fazer o layout adequado de como esse processo deve ser. O software de automação é ótimo, mas é preciso saber como funciona detalhadamente os procedimentos de compliance e antifraude, para assim, implementar a automatização.
Qualquer processo que você deseja automatizar precisa ser claro e completamente documentado. Você precisa de um bom conhecimento da maneira como o procedimento funciona para automatizar os sistemas de compliance e antifraude de forma adequada e eficiente.
Definir como mapear e integrar processos não é uma missão muito simples e muitos gestores enfrentam dificuldades nessa tarefa. Ao realizar um mapeamento de compliance e antifraudes, integrá-los pode auxiliar a companhia a obter efetividade nos processos e evitar multas e prejuízos, pois estará cumprindo todas as obrigações legais do negócio e evitando ser vítima de fraudes.
Após um planejamento inicial ser realizado, é preciso fazer um mapeamento, de modo bem abrangente, de todos os processos que apresentam potencial de aprimoramento ou que, inevitavelmente, devem ser automatizados. Para isto, é possível utilizar algumas estratégias, como:
analisar documentos compartilhados entre vários setores;
identificar a necessidade de realizar consultas recorrentes para achar arquivos;
identificar atividades que estejam duplicadas e que sejam dispensavelmente manuais;
identificar atividades que sinalizem o início de outras de modo automático, quando são finalizadas;
identificar circunstâncias em que um processo é paralisado, em virtude de um profissional não estar disponível.
Depois de levantar esses dados importantes, ficam mais fáceis de serem mapeados e integrados os processos de compliance e antifraude na empresa. O fato é que as responsabilidades, por exemplo, não existem sozinhas. Por isso, é tão importante usar uma solução integrada que conecte processos relacionados.
A integração desses processos com os de antifraude é o que agiliza os fluxos de trabalho, além de evitar erros e prejuízos para a empresa, permitindo que você conecte áreas, como:
controle de documento;
treinamento de funcionários;
gestão de auditoria;
ações corretivas.
O ideal é sempre iniciar com algo mais simplificado. Para tal, é essencial montar um cronograma de implantação, separando em etapas. Os processos se integram a cada etapa que é implementada. Lembrando que é muito importante realizar testes, com o intuito de localizar e corrigir erros. Além disso, é muito importante destinar uma equipe multidisciplinar para coordenar todo o projeto de implementação.
É importante ressaltar que não são somente empresas de grande porte que possuem cultura de automatização de processos. O fato é que ter uma filosofia de automatização é imprescindível, até mesmo para pequenas empresas. Essa é uma ação essencial, visto que alguns colaboradores resistem às tecnológias com receio de ficarem desempregados.
A grande verdade é que esse é um medo sem fundamento, visto que os profissionais que mais realizam investimentos em automatização acabam se destacando na empresa, graças ao fato de perceberam que a tecnologia ajuda a rotina da empresa. Dessa forma, é muito importante destacar as vantagens que os processos trazem não só para a organização, mas também para o desempenho de cada um, ao falar do assunto com a sua equipe.
O fato é que a automação de processos de compliance e antifraude também demandam treinamentos. Dessa forma, se torna possível assegurar que todas as funcionalidades apresentadas pelos sistemas sejam utilizadas da forma correta. E, com a exclusão de várias atividades que não são tão importantes, a organização pode aproveitar da criatividade e do potencial intelectual de seus colaboradores, aumentando o engajamento e a motivação dos mesmos.
As atividades de compliance e também de antifraude podem ser bem repetitivas e necessitam de muitas fontes de dados. Não são apenas atividades de regulações e definições dentro da empresa, mas também são informações importantes para que o trabalho seja realizado com sucesso.
Por essa razão, é preciso utilizar a tecnologia a favor do setor de antifraude e compliance, visto que está ligada diretamente com a segurança dos dados envolvidos no negócio e outras informações mais complexas da empresa. Sendo assim, com algumas ferramentas oferecidas pela tecnologia, os colaboradores conseguem executar suas tarefas com êxito, evitando fraudes e assegurando tomadas de decisões mais assertivas.
Ao ser utilizada de várias formas, a tecnologia trabalha para automatizar os processos e garantir melhores resultados. Um exemplo é a validação de dados, que é uma ferramenta utilizada para procurar informações de forma rápida, a fim de que a equipe possa fazer a análise de relatórios e tomar decisões mais eficazes para a empresa.
É importante ter em mente que não é suficiente apenas implementar as ferramentas e processos tecnológicos e inovadores. É preciso analisar como a automação de processos antifraude e compliance estão se desenvolvendo na companhia, ou seja, quais são os impactos e obstáculos que geram.
Com isso, é importante estabelecer indicadores de desempenho adequados que consigam mensurar as ações, comparando os resultados do cenário da empresa depois da automação e anterior ao processo. O ideal é optar por métricas relevantes que consigam avaliar se a automação está oferecendo ao negócio os resultado desejados. Com isso, será possível controlar melhor os processos e garantir testes mais assertivos.
Com essas dicas sobre como automatizar processos de compliance e antifraude, a sua companhia consegue realizá-los com eficácia e tranquilidade. Isso evita riscos e ameaças que possam prejudicar o negócio. Lembrando que é muito importante contar com a ajuda de uma empresa de tecnologia para ajudar na automatização de processos compliance e antifraudes.
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