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Adotar o compliance nas empresas de todos os portes, é importante para que a organização funcione bem e sem erros, já que se trata de uma medida que ajuda a trazer mais conformidade e segurança para o negócio.
O conceito de compliance tem como objetivo assegurar a sobrevivência da empresa e gerar valor ao negócio por meio da atuação em conformidade com as leis e com as regras da companhia. Contudo, para que tudo ocorra de acordo com o planejado, é preciso evitar os possíveis erros.
Pensando nisso, preparamos este post com os 7 erros mais comuns que ocorrem no compliance nas empresas para que você os evite em seu negócio. Continue a leitura para conferir todos os detalhes sobre o tema!
1. Não seguir a legislação
Sabemos que muitas vezes é complexo compreender os benefícios e obrigações fiscais no Brasil. Especialmente, em razão da grande quantidade de impostos e regimes tributários que existem e, consequentemente, fazem com que a prestação de contas se torne um problema.
Contudo, é preciso contornar esse problema. Para tanto, muitas organizações optam pela criação de comissões internas de gerenciamento de obrigações fiscais e tributárias, compostas por profissionais que têm profundo conhecimento da legislação.
A ideia de montar uma comissão de compliance está relacionada com o cumprimento da Lei Anticorrupção ( Lei nº 12.846/13 ). Também tem como objetivo obter benefícios fiscais para reduzir a carga dos tributos incidentes nas empresas.
2. Não se preparar para a fiscalização
O sistema tributário e fiscal do Brasil requer uma prática contínua de compliance para que seja possível obter os benefícios fiscais desejados, como a redução ou eliminação de determinado ônus tributário.
Contudo, sabemos que muitas vezes não é possível resolver todos os problemas que podem ocasionar penalidades — como as multas tributárias que são geradas por descumprimento de obrigação tributária, como o atraso no pagamento de tributo — de acordo com o tempo disponível ou compilar todos os dados antes da fiscalização.
Por essa razão, as práticas congruentes de compliance ajudam as companhias a estarem sempre preparadas para possíveis fiscalizações. Dessa forma, é possível manter o negócio em funcionamento com suas informações seguras e, ainda, mostrar para o mercado as boas práticas que estão sendo adotadas.
3. Adotar uma postura passiva
Existem organizações que adotam uma postura passiva: procuram apenas remediar e reagir a problemas, como os relacionados a segurança da companhia. Contudo, essa postura coloca a sua sobrevivência em risco, já que o mercado está cada vez mais competitivo e, consequentemente, conta com margens menores para erros.
Nesse sentido, os gestores devem tomar o cuidado de adotar decisões que respeitem normas e regras de compliance para que seja possível diminuir a incidência de falhas. Além disso, quando possíveis erros e problemas são antecipados, é possível se preparar previamente, ou seja, não deve haver novidades na condução dos negócios, pois o cenário já havia sido previsto.
4. Não avaliar a segurança dos dados
Além de aplicar o compliance nas empresas, é fundamental que as organizações também se atentem à segurança dos dados. Para tanto, é necessário adotar ferramentas tecnológicas que são capazes de identificar os possíveis riscos de dados do negócio, se existem ameaças provenientes de acessos externos, entre outros fatores.
Hoje em dia, as ferramentas mais modernas são capazes de combinar tecnologias, como inteligência artificial e machine learning, para que seja possível detectar anomalias e prevenir fraudes nas transações em tempo real.
Nesse sentido, uma importante ferramenta é o background checks (BGC), pois ela permite obter antecedentes em minutos e validar pessoas e empresas, como candidatos, usuários, fornecedores ou clientes, de acordo com a veracidade da informação de cada um deles.
Tais informações são buscadas em listas restritivas de órgãos internacionais de prevenção à lavagem de dinheiro, financiamento de terrorismo e narcotráfico, sendo extremamente relevante para os times de compliance no Brasil, pois eles podem verificar a idoneidade de pessoas e empresas em apenas poucos minutos antes de concretizar um negócio.
5. Não identificar as próprias necessidades
Determinadas organizações se sentem pressionadas e, com isso, deixam de identificar quais são as suas reais necessidades, pois focam apenas no cumprimento do compliance.
Contudo, é ideal deixar essa tarefa para as ferramentas específicas, como background checks, e repassar ao fornecedor a responsabilidade de se adequar às regras, sempre em conjunto com os líderes da companhia. Para assim, todas as necessidades do negócio serem atendidas.
O fornecedor , um parceiro de negócio extremamente relevante, conta com a capacidade necessário para realizar a orientação adequada acerca da melhor decisão, mas a empresa também precisa realizar uma autoanálise, uma vez que ela conhece o seu cotidiano e necessidades, e contatar o parceiro para corroborar a medida.
6. Implementar medidas extremas
Mais um dos erros comuns é que muitas empresas implementam medidas extremas, inclusive sem antes avaliar qual é o real impacto de tal iniciativa do cotidiano de todos. Isso acontece, especialmente, em razão do medo de não estar em conformidades com os regimentos e as normas do setor e, consequentemente, não conseguir atingir o nível de segurança necessário.
É o caso, por exemplo, de uma empresa que, ao tentar evitar o desvio de dados por meio de dispositivo USB, bloqueia tal porta nos equipamentos de todos os colaboradores. Esse tipo de “prevenção”, além de não ser eficaz — pois o golpista ou a pessoa mal intencionada podem procurar por outras formas de burlar o sistema, como enviar por e-mail os dados que quiser roubar ou imprimi-los — também prejudicam o dia a dia dos indivíduos que, de fato, necessitam de tal ferramenta para elevarem a sua produtividade.
7. Não alinhar o compliance com os valores da empresa
Por fim, mais um dos erros mais comuns que as empresas cometem é não alinhar o compliance com os valores do negócio. Contudo, a realidade é que uma companhia que tem como objetivo se consolidar no mercado precisa alinhar o compliance com os seus objetivos estratégicos, missão e visão.
Sempre que uma organização deixa de se preocupar com tais quesitos, a tendência é que as pressões externas gerem problemas para o negócio. Sendo que, é por meio das ferramentas de compliance que um empreendimento consegue alcançar os seus objetivos.
Dessa maneira, é necessário que o compliance esteja alinhado com os regulamentos internos para que seja possível aumentar a qualidade da atividade empresarial, economizar recursos e fortalecer a marca no mercado.
Agora que você já sabe quais são os 7 erros mais comuns que ocorrem no compliance nas empresas, lembre-se que é fundamental evitá-los. Para assim, essa estratégia gerar o efeito esperado e que seja possível usufruir de seus benefícios. Além disso, procure sempre usar a tecnologia a seu favor. Essa é uma relevante forma de combater e prevenir as fraudes nas empresas e, aqueles que não a utilizam, podem ficar para trás de seus concorrentes.
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