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El compliance, es un conjunto de principios y buenas prácticas que tiene como objetivo ser proactivos a la hora de garantizar que las empresas sepan con quién están haciendo negocios (KYC) y operen de acuerdo con las leyes, regulaciones y estándares aplicables en México.
Pero, ¿cómo garantizar que tu empresa cumpla sus obligaciones legales sin aumentar los costos operativos ni crear rispideces en la experiencia del usuario?
¡En este post te lo contamos!
Tipos de compliance en México
Hay diferentes tipos de compliance que las empresas deben observar para garantizar el respeto a la ley y a los intereses de todas las partes involucradas, los más relevantes son:
- legal: es el acatamiento de las leyes y reglamentos establecidos por el gobierno mexicano en diferentes áreas, como tributación, derechos laborales, ambientales, comercial, entre otros.
- financiero: regulaciones y disposiciones relacionadas con la gestión financiera, la prevención del lavado de dinero y el financiamiento al terrorismo.
- de seguridad y protección de datos: resguardo de la información sensible y la implementación de medidas de seguridad para protegerla.]
- anticorrupción: prevención y sanción de actos de corrupción tanto en el sector público como privado.
- materia de competencia: ajuste a las leyes antimonopolio y a la promoción de la libre competencia en el mercado.
Hablemos a continuación de la principal ley que debes tener en cuenta.
Ley federal para la prevención e identificación de operaciones con recursos de procedencia ilícita
Promulgada el 17 de octubre de 2012, esta ley establece las obligaciones de las entidades financieras y otras empresas en materia de identificación y verificación de clientes, así como la detección y reporte de operaciones sospechosas.
¡Analicémosla en detalle!
1 - Propósito
Establecer mecanismos que prevengan y detecten operaciones financieras que puedan estar relacionadas con el lavado de dinero y el financiamiento al terrorismo.
2 - Identificación del Cliente
Las empresas obligadas deben identificar a sus clientes y usuarios, esto es, cualquier persona física o jurídica, así como a fideicomisos que realicen actos u operaciones con quienes lleven a cabo actividades sospechosas.
Para realizar la identificación se deben obtener las siguientes informaciones:
- Para personas físicas:
- apellido paterno, apellido materno y nombre(s);
- fecha de nacimiento;
- país de nacionalidad;
- país de nacimiento;
- CURP (Clave Única de Registro de Población), cuando la tengan;
- Números de teléfono;
- Correo electrónico.
- Para personas jurídicas:
- nombre o razón social;
- fecha de constitución;
- país o nacionalidad;
- números de teléfono;
- email;
- datos de identificación del administrador único, miembros del consejo de administración o cuerpo equivalente, compuestos por apellido paterno, apellido materno y nombre(s) sin abreviaturas; fecha de nacimiento; RFC (Registro Federal de Contribuyentes) o CURP; y país de nacionalidad;
- datos de identificación de los socios o accionistas personas físicas (incluyendo porcentaje de participación);
- datos de identificación de los socios o accionistas personas jurídicas (incluyendo porcentaje de participación).
3 - Verificación de la identidad del cliente
Uno de sus pilares fundamentales es la verificación de la identidad del cliente por parte de las entidades obligadas, como bancos, casas de cambio, entre otros.
Para cumplir con esta obligación, las instituciones deben basarse en credenciales o documentación oficial que acredite la identidad del cliente. Además, se debe obtener y conservar una copia de la documentación verificada.
4 - Problemas en documentos de identificación
Cuando los documentos de identificación presentados contengan tachaduras o enmiendas, las entidades obligadas deben solicitar y verificar:
- dos referencias bancarias o comerciales;
- dos referencias personales que incluyan datos como apellido paterno, apellido materno, nombre(s), domicilio particular y número(s) de teléfono.
La autenticidad de esta información debe ser verificada con las personas que firmaron dichas referencias.
5 - Verificación y autenticación no presencial de copias de documentos
Las entidades obligadas deben recopilar los documentos solicitados para integrar el Archivo Único de Identificación del Cliente. Es necesario garantizar que las copias de los documentos sean legibles y cotejadas con los originales o copias certificadas correspondientes.
6 - Revisión anual del cliente
Las entidades obligadas deben realizar al menos una vez al año una revisión del cliente cuando estén domiciliados en México.
La información presentada en la revisión debe cumplir con los plazos establecidos y debe incluir los mismos datos. Además, la Unidad de Inteligencia Financiera (UIF) debe tener acceso remoto y directo a esta información para el ejercicio de sus facultades.
7 - Procedimientos para prevenir el mal uso de tecnologías
Las entidades obligadas que realizan sus actividades mediante el uso de tecnología electrónica, óptica o cualquier otra tecnología deben desarrollar procedimientos para prevenir el mal uso de dichos medios.
Estos procedimientos deben formar parte del documento que establece las normas de KYC (CDD) y control interno.
8 - Gestión de riesgos en canales de entrega basados en tecnología
Diferentes tipos de entidades, como bancos, casas de cambio, fondos de inversión, entre otros, deben contar con mecanismos para gestionar los riesgos asociados con los canales de entrega basados en tecnología, como los electrónicos y ópticos.
Los procedimientos para prevenir el mal uso de la tecnología también deben incluirse en el documento que establece las normas de CDD y control interno.
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Otras leyes y regulaciones que debes considerar para tu compliance en México
Ahora veamos la serie de leyes y regulaciones que complementan las obligaciones y responsabilidades de las empresas en diferentes ámbitos.
Ley federal anticorrupción en contrataciones públicas
Promulgada el 18 de julio de 2016, es una normativa clave para prevenir y sancionar actos de corrupción en el ámbito de las adquisiciones gubernamentales.
Su objetivo es fomentar la integridad y eficiencia en el uso de recursos públicos, estableciendo mecanismos de transparencia y rendición de cuentas, para garantizar una competencia justa y equitativa en los procesos de contratación.
Ley federal de protección de datos personales en posesión de particulares
Promulgada el 5 de julio de 2010, regula el tratamiento de datos personales por parte de particulares, asegurando la privacidad y protección de la información. Establece obligaciones para los responsables de datos y derechos para los titulares, fomentando la confianza y seguridad en el manejo de información personal.
Ley general de responsabilidades administrativas
Promulgada el 18 de julio de 2016, tiene como fin prevenir, investigar y sancionar actos de corrupción y faltas administrativas graves cometidas por servidores públicos.
Busca fortalecer la integridad y transparencia en el servicio público, promoviendo una cultura de legalidad y rendición de cuentas.
Ley federal de competencia económica
Promulgada el 23 de mayo de 1992 y actualizada en 2014, promueve y protege la competencia en el mercado mexicano, evitando prácticas monopólicas y fomentando la libre competencia.
La Comisión Federal de Competencia Económica (COFECE) es la encargada de vigilar y garantizar la aplicación de esta ley.
Ley general de transparencia y acceso a la información pública
Promulgada el 4 de mayo de 2015, garantiza el derecho de acceso a la información pública y promueve la transparencia en los actos de gobierno.
Establece las obligaciones de las instituciones públicas para proporcionar información y mecanismos para proteger los datos personales. Impulsa una cultura de rendición de cuentas y participación ciudadana en la toma de decisiones públicas.
¿Por qué es tan importante el compliance en México?
El cumplimiento normativo brinda múltiples beneficios a las empresas que lo implementan de manera efectiva. Algunos de los principales beneficios incluyen:
- Previene sanciones: regulaciones reduce el riesgo de enfrentar sanciones, multas o litigios legales que puedan afectar negativamente la reputación y la estabilidad financiera de la empresa.
- Aumenta tu prestigio: demuestra el compromiso ético y transparente de la empresa, lo que puede fortalecer su reputación entre clientes, inversionistas y socios comerciales
- Abre nuevos mercados: facilita el acceso a mercados internacionales y a socios comerciales que requieren que las empresas cumplan con ciertas normativas.
- Protege datos: protege la información sensible de la empresa y de sus clientes, reduciendo el riesgo de brechas de seguridad y filtraciones de datos.
- Fomenta de la cultura del compliance: promueve una cultura organizacional basada en la ética, el respeto a las leyes y la responsabilidad, lo que a su vez contribuye al bienestar de la sociedad en general.
¿De qué manera Truora puede ayudar a tu empresa?
Truora es una empresa especializada en soluciones de compliance y brinda un conjunto de herramientas y servicios para que transformes el sector de compliance en un activo, como por ejemplo:
- Verificación de Identidad y Antecedentes: ofrecemos servicios de verificación de identidad y antecedentes de personas, lo que te permite tener la seguridad de que tu empresa está trabajando con clientes, empleados o socios comerciales confiables y, principalmente, cumplir con las regulaciones de prevención de lavado de dinero.
- Detección de Fraude y Riesgos Financieros: también contamos con herramientas y algoritmos avanzados para detectar y prevenir actividades fraudulentas para protegerte contra fraudes financieros y, por supuesto, para cumplir con los requisitos de seguridad financiera.
- Cumplimiento KYC/AML: ofrecemos soluciones de cumplimiento Know Your Customer (KYC) y Anti-Money Laundering (AML), que te permiten verificar la identidad de tus clientes, realizar un monitoreo constante y reportarle actividades sospechosas a las autoridades pertinentes.
- Cumplimiento de Normas Laborales: proporcionamos herramientas para verificar la trayectoria laboral y los antecedentes de los empleados, para ue puedas cumplir con las normas laborales y asegurarte de contratar a personas calificadas y confiables.
- Cumplimiento de Protección de Datos: garantizamos el cumplimiento de las leyes de protección de datos y privacidad y protegemos la información sensible de tus clientes y empleados.
- Verificación de Documentos: ofrecemos servicios de verificación de documentos para que tengas la seguridad de que los documentos presentados por los clientes o empleados son auténticos y vigentes.
- Monitoreo Continuo: proporcionamos herramientas de monitoreo continuo para mantener actualizada la información sobre tus clientes, empleados o socios comerciales, de esta forma puedes identificar rápidamente cualquier cambio que pueda afectar tu cumplimiento normativo.
- Formación y Capacitación: y también brindamos capacitación y programas de formación en cumplimiento normativo, para que puedas crear una cultura organizacional centrada en el cumplimiento y la ética.
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- antecedentes judiciales;
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- historial profesional;
- afiliaciones y seguros;
- historial crediticio;
- impuestos y finanzas;
- alertas en medios;
- antecedentes vehiculares;
- antecedentes de compañías.
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