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Puede ser un lead que se convierte en cliente, un tomador de decisiones de una sociedad empresarial estratégica o una persona jurídica; sea cual sea la situación, la consulta de antecedentes con un proceso KYC es el punto en común para estar un paso adelante.
La principal función de KYC es darte la seguridad para que tomes las mejores decisiones y mitigues al máximo las posibilidades de errores, crisis y conflictos. O sea: el proceso KYC en Colombia ya no es únicamente un tema de seguridad, también es un centro de creación de valor para tu empresa.
La consulta de antecedentes es fundamental para:
- Evaluar y mitigar riesgos.
- Prevenir fraudes.
Hoy hablaré de por qué la consulta de antecedentes juega un papel vital en la toma de decisiones laborales y financieras en el país y cómo estas consultas se han convertido en herramientas estratégicas para proteger los intereses y la integridad de individuos y organizaciones.
La importancia en decisiones laborales y financieras
Es difícil la tarea de seleccionar a los mejores candidatos para ocupar puestos clave en tu empresa o socios estratégicos en los negocios. También es difícil evaluar la solvencia y la confiabilidad de tus leads y convertirlos en clientes que no caigan en morosidad.
Por ese motivo, la consulta de antecedentes es esencial en para obtener información objetiva en todos los casos y tomar decisiones fundamentadas en datos que impactan directamente en el crecimiento económico de Colombia en general y de tu empresa en particular.
Mitigar riesgos y fraudes
Al investigar el historial laboral, financiero y legal puedes identificar inconsistencias o posibles riesgos y tomar medidas proactivas para evitar pérdidas financieras o daños a la reputación de tu empresa.
Del mismo modo, en el ámbito financiero, ayuda a detectar irregularidades, actividades inusuales y comportamiento fraudulentos, lo que le permite a tu empresa protegerse contra riesgos y salvaguardar los intereses de sus clientes y accionistas.
¿Qué es una consulta de antecedentes?
Una consulta de antecedentes es la revisión y recopilación de información relevante sobre un individuo o entidad, incluyendo su historial:
- Laboral
- Educativo
- Financiero
- Legal
Esta práctica se realiza con el propósito de evaluar la idoneidad y confiabilidad de una persona o empresa antes de tomar decisiones críticas, como la contratación de personal, la concesión de créditos o la asociación comercial.
El proceso más representativo de este chequeo de información que protege a tu empresa es el KYC; (Know Your Customer, en español; Conoce a Tu Cliente) que te proporciona una visión integral de la persona o entidad en cuestión.
La relevancia de la consulta de antecedentes
La esencia de la relevancia de la consulta de antecedentes es que te ayuda a tomar las mejores decisiones frente a un gran volumen de posibilidades. Por eso es tan importante en el entorno laboral y financiero colombiano.
- Cuando se trata de KYC más es más:
- + cantidad de empleados eficientes.
- + sociedades estratégicas prósperas.
- + clientes con un alto ticket promedio.
- + más calidad en la toma de decisiones.
Métodos de consulta
En el proceso de consulta de antecedentes, existen dos métodos principales:
- Manual: que implica la búsqueda directa en bases de datos y registros relevantes.
- Realizado por terceros: en el que se contratan servicios especializados para llevar a cabo la consulta.
En esta sección, exploraremos ambos métodos y proporcionaremos ejemplos de bases de datos y registros en Latinoamérica.
Método manual de consulta
Implica que el solicitante realice personalmente la búsqueda en las bases de datos y registros pertinentes y requiere tiempo y esfuerzo, ya que implica navegar a través de diversas fuentes de información para recopilar los antecedentes necesarios.
Esto implica revisar archivos de recursos humanos, registros judiciales o solicitar informes de antecedentes penales a las autoridades competentes.
El problema de este método es que da mucho trabajo y tiene un alto nivel de sensibilidad, por lo que necesita profesionales que cuenten con la experiencia o los recursos adecuados para no cometer errores.
Método de consulta por terceros
El método de consulta por terceros involucra la contratación de servicios especializados que realizan la consulta de antecedentes en nombre del solicitante.
Estos servicios suelen contar con acceso a bases de datos especializadas y herramientas avanzadas de búsqueda, lo que les permite obtener información de manera rápida y precisa.
Además, al contar con personal capacitado en la interpretación de datos y la identificación de posibles riesgos, estos servicios pueden proporcionarte informes detallados y análisis personalizados según las necesidades de tu empresa.
Necesidad del consentimiento
Es importante destacar que, en la mayoría de los casos, se requiere el consentimiento del individuo o entidad objeto de la consulta para acceder a su información personal.
Este consentimiento puede ser explícito, mediante la firma de un formulario o acuerdo, o implícito, en el caso de que la consulta se realice en el contexto de una relación laboral o financiera establecida.
Es responsabilidad del solicitante garantizar que se cumplan todas las regulaciones y leyes aplicables en materia de privacidad y protección de datos.
Bases de datos en Latinoamérica
En Latinoamérica, existen varias bases de datos y registros relevantes que puedes consultar para obtener antecedentes laborales, financieros, legales y educativos. Algunos de ellos son:
Colombia
Registro Mercantil en Colombia: ofrece información sobre la constitución y disolución de empresas, así como sobre sus representantes legales y estados financieros, facilitando la evaluación de la solvencia y reputación de empresas.
Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD): es administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio y contiene información sobre las bases de datos personales que operan en el país.
Registro Único Nacional de Tránsito (RUNT): contiene información sobre la propiedad y estado legal de vehículos automotores en Colombia, así como información sobre licencias de conducir y antecedentes de tránsito de los conductores.
México
Registro Nacional de Población (RENAPO): proporciona información sobre la identificación y estado civil de los ciudadanos mexicanos, incluyendo datos como nombres, fechas de nacimiento, género, entre otros.
Registro Público de la Propiedad y el Comercio (RPPC): ofrece información sobre la propiedad de bienes inmuebles, así como sobre empresas registradas y sus representantes legales. Esto puede ser útil para evaluar la solvencia y reputación de empresas y personas físicas.
Perú
Registro Nacional de Identificación y Estado Civil (RENIEC): proporciona información sobre identificación, estado civil y antecedentes penales de los ciudadanos peruanos.
Argentina
Registro Nacional de Reincidencia en Argentina: contiene antecedentes penales de personas condenadas en Argentina, útil para verificar la idoneidad de candidatos en procesos de contratación laboral.
4 paso simples para consultar antecedentes
Ahora te diremos los pasos, algo relativamente simple que se basa en el sentido común.
- Paso 1 - Identificar la fuente de información
- Paso 2 - Acceder al sitio web correspondiente: asegúrate de que estás accediendo al sitio web oficial de la entidad para garantizar la veracidad y confiabilidad de la información obtenida.
- Paso 3 - Realizar la consulta de antecedentes: dependiendo del tipo de antecedentes que se estén consultando, es posible que se requieran datos adicionales, como el número de proceso judicial o el tipo de deuda fiscal.
- Paso 4 - Revisar y descargar los documentos - pueden incluir certificados de antecedentes disciplinarios, extractos fiscales, registros judiciales y medidas correctivas, según corresponda.
Como verás es muy simple, pero al mismo tiempo da mucho trabajo. Además, si a este proceso lo hace manualmente alguien con poca experiencia puede ser un dolor de cabeza en el futuro.
Por eso mi consejo es: usa los servicios de una empresa especializada que puede realizar:
- Grandes cantidades de consultas antecedentes.
- Con más asertividad.
- En muchísimo menos tiempo.
- A un precio muy bajo.
¿Por qué debes automatizar este proceso en tu empresa?
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Precisión: datos actualizados y confiables
Al acceder a bases de datos actualizadas y confiables, las consultas automáticas pueden proporcionar información precisa y relevante sobre antecedentes laborales, financieros, legales y educativos de individuos y entidades.
Reduce el riesgo de errores y omisiones, permitiéndole a tu empresa tomar decisiones basadas en datos confiables y actualizados.
Seguridad: protección de la privacidad y confidencialidad
La consulta automática ofrece un nivel adicional de seguridad y protección de datos al garantizar el cumplimiento de las regulaciones de privacidad y confidencialidad.
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