En este artículo encontrarás:
La firma electrónica elimina el papeleo inútil y agiliza la gestión de las empresas en todos sus aspectos. En este post te brindamos la mejor información para que puedas beneficiarte de este recurso sin ningún tipo de riesgo.
La pregunta que tengo que responder hoy es: ¿en qué casos implementar la firma electrónica? No es retórica, sino una cuestión crucial para e-commerces y fintechs que consideran seriamente la integración de esta tecnología en sus operaciones diarias.
Pero; ¿cómo administrar todas las dudas e inseguridades que nos despierta este cambio disruptivo en la cultura corporativa? ¿Cómo saber que ese código que llamamos “firma digital” es realmente de la persona que se declara signatario?
Ese es el objetivo de este artículo, darte todos los conocimientos sobre el tema para que puedas beneficiarte de esta tecnología que, además de rápida y eficiente, es más segura que su contraparte analógica.
En este post verás:
- Qué es la firma electrónica
- En qué casos se puede utilizar en departamentos de TI (5 ejemplos)
- Los principales ramos que están adoptando con éxito esta tecnología
- Las 4 etapas clave para la implementación de la firma electrónica en departamentos de TI
- Cómo la firma electrónica aumenta el ROI, la eficiencia y la seguridad
- Conoce ZapSign de Truora
¿Qué es la firma electrónica?
La firma electrónica es un proceso de identificación utilizado para autenticar documentos y transacciones online de manera segura y eficiente. Sus aplicaciones son vastas y versátiles y su impacto va mucho más allá de la mera agilización de procesos.
Es la piedra angular de la confianza digital, porque posee características y niveles de seguridad específicos para el entorno digital.
Existen tres tipos principales de firmas electrónicas, cada una con su grado de seguridad y aplicaciones específicas:
- simple;
- avanzada;
- cualificada.
¡Veamos cada ejemplo con más detalles!
Firma electrónica simple: es el nivel más básico y se emplea para transacciones de bajo riesgo o documentos simples. Se basa en métodos electrónicos, como el uso de una contraseña, y agiliza acuerdos informales o transacciones de menor importancia.
Firma electrónica avanzada: ofrece un proceso más riguroso para verificar la identidad del firmante, como el uso de certificados digitales emitidos por una autoridad de certificación de confianza. Es adecuada para documentos legales, contratos comerciales y transacciones financieras más sensibles.
Firma electrónica cualificada: es el nivel más alto y requiere un certificado digital cualificado emitido por una autoridad de certificación. Cumple con los estándares legales más estrictos y se utiliza en transacciones y documentos altamente regulados, como contratos gubernamentales y documentos notariales.
¿En qué casos se puede utilizar en departamentos de TI? (5 ejemplos)
Ahora te comentaré en qué casos es más común usar la firma electrónica y sus recursos en el departamento de TI.
Respaldar firma
Garantiza la autenticidad y la integridad de los contratos, acuerdos y que cualquier cambio realizado se detecte de inmediato. La firma electrónica avanzada y cualificada proporcionan la seguridad necesaria para estos fines.
Notificar en tiempo real
Genera automáticamente emails de confirmación o alertas a través de aplicaciones de mensajería, garantizando que todas las partes estén informadas en tiempo real.
Reconocer usuarios
La firma electrónica puede integrarse con sistemas de autenticación y reconocimiento de usuarios para verificar la identidad de quienes firman documentos, aumentando la seguridad y previniendo fraudes.
Aprobar documentación
Antes de proceder con proyectos o cambios importantes en la infraestructura tecnológica, permitiendo que múltiples partes revisen y aprueben documentos de manera digital.
Recolección de datos
Información de usuarios para registros, permisos o solicitudes de soporte técnico. Los formularios electrónicos facilitan la captura de datos de manera precisa y ordenada.
Los principales ramos que están adoptando con éxito esta tecnología
La firma electrónica está siendo adoptada en una variedad de sectores que abrazaron esta tecnología debido a sus beneficios innegables, pero existen tres que son clave.
1. Sector inmobiliario
La industria inmobiliaria ha sido históricamente una de las más dependientes de la documentación en papel. Hoy en día, los agentes inmobiliarios, compradores y vendedores eliminaron la necesidad de imprimir, escanear y enviar documentos físicos.
Esto aceleró el proceso de compra y venta de propiedades, reduciendo el tiempo de cierre y proporcionando un mayor nivel de comodidad para todas las partes involucradas.
2. Recursos humanos
En el ámbito de los recursos humanos, la firma electrónica ha simplificado los procesos de incorporación de empleados, firmas de contratos laborales y otros documentos relacionados con la gestión de personal.
Los candidatos pueden firmar sus ofertas de trabajo de manera electrónica, agilizando la contratación y eliminando la necesidad de enviar documentos físicos.
Además, los departamentos de recursos humanos pueden mantener registros digitales de documentos importantes, como acuerdos de confidencialidad y formularios de impuestos. Esto reduce el riesgo de pérdida de documentos y mejora la eficiencia en la gestión de empleados.
3. Seguros
Las compañías de seguros adoptaron ampliamente la firma electrónica para agilizar la suscripción de pólizas, reclamaciones y otros procesos relacionados.
Los clientes pueden firmar electrónicamente sus pólizas de seguros desde cualquier dispositivo con conexión a Internet, lo que hace que la adquisición de seguros sea más rápida y conveniente.
Además, las aseguradoras pueden mantener registros digitales de documentos firmados, lo que facilita la gestión de reclamaciones, las auditorías y disminuye las posibilidades de fraude, minimizando el riesgo de documentos falsificados.
Las 4 etapas clave para la implementación de la firma electrónica en departamentos de TI
La implementación de la firma electrónica en departamentos de TI es crucial para modernizar procesos y mejorar la seguridad en una organización. Para llevar a cabo esta transición debes seguir cuatro etapas clave:
1. Evaluación de requisitos y normativas
Primero realizar una evaluación exhaustiva de los requisitos y regulaciones específicas que se aplican a la organización.
Esto implica el cumplimiento de la legislación específica y las necesidades internas de la empresa, como identificar los tipos de documentos que utilizarán firmas electrónicas y los niveles de seguridad que serán necesarios.
Además, debes considerar aspectos como:
- la autenticación de usuarios;
- la integridad de los documentos.
2. Selección de la plataforma de firma electrónica
Después es necesario seleccionar la plataforma de firma electrónica adecuada, evaluando el mejor proveedor y las soluciones disponibles en el mercado. La elección dependerá de:
- seguridad;
- usabilidad;
- integración con los sistemas existentes;
- costos;
- cumplimiento de estándares de seguridad y legalidad aplicables.
3. Integración con sistemas y procesos Internos
La siguiente etapa es la integración de la firma electrónica en los sistemas y procesos internos de tu empresa. Esto demanda la colaboración entre el equipo de TI y otros departamentos, como el legal o el de cumplimiento.
La integración debe ser sólida y asegurar la coherencia de los flujos de trabajo existentes. Esto puede incluir la incorporación de la firma electrónica en aplicaciones internas, portales webs o sistemas de gestión de documentos.
4. Educación del personal
Por último, es esencial capacitar al personal e integrar a la cultura de la empresa la conciencia sobre su importancia, beneficios y buenas prácticas en seguridad y cumplimiento normativo.
La aceptación y el uso adecuado de la firma electrónica por parte del personal son fundamentales para el éxito de la implementación.
Cada etapa es crucial para garantizar que la firma electrónica se implemente de manera efectiva y cumpla con los estándares de seguridad y legalidad necesarios para proteger los documentos y procesos de la organización.
¿Cómo la firma electrónica aumenta el ROI, la eficiencia y la seguridad?
La implementación de la firma electrónica es una estrategia con mucho impacto en el Retorno de Inversión (ROI) de una organización, porque produce los siguientes beneficios:
- Más eficiencia: elimina la necesidad de imprimir, firmar manualmente y escanear documentos, los documentos electrónicos se pueden enviar y firmar en cuestión de minutos;
- Más seguridad: la criptografía y el seguimiento de auditoría garantizan que los documentos no sean alterados y que las identidades de las partes involucradas sean verificadas, disminuyendo el riesgo de fraudes y malentendidos;
- Más velocidad de cierre de negocios: lo que se traduce en un ciclo de ventas más corto, una mayor velocidad de ingresos y una mejor UX al ofrecer procesos sin interrupciones;
- Más acceso y flexibilidad: poder firme desde cualquier lugar y en cualquier momento facilita el trabajo remoto, la colaboración y la toma de decisiones ágiles, lo que a su vez puede acelerar la expansión de negocios;
- Menos costos: disminuye los gastos asociados con papel, impresión, envío postal, almacenamiento físico de documentos y los recursos necesarios para administrarlos.
En conclusión, la firma electrónica es una inversión estratégica que puede generar un ROI significativo al tiempo que mejora la eficiencia operativa y la seguridad.
Conoce ZapSign de Truora
Y para último reservé lo mejor, ZapSign, la herramienta de Truora que te permite utilizar esta tecnología de la forma más práctica y con total seguridad.
- Seguridad y Cumplimiento: tecnologías avanzadas de autenticación y cifrado para cumplir con las regulaciones y estándares de firma electrónica.
- Facilidad de Uso: accesible para cualquier persona, independientemente de su nivel de habilidad tecnológica.
- Soporte y Educación: tutoriales, guías y asistencia personalizada para comprender y aprovechar al máximo la firma electrónica.
- Integración: con sistemas y aplicaciones existentes, lo que facilita su adopción en empresas de todos los tamaños.
Conoce hoy mismo ZapSign de Truora, realiza tu prueba gratuita y vive la experiencia de simplificar tus procesos sin necesidad de papeleos ni riesgos legales.
